Come organizzare i documenti

La vostra scrivania è piena di carte e documenti? Non riuscite a trovare ciò che vi serve e spesso perdete delle cose molto importanti? Allora, avete bisogno di una guida su come organizzare i documenti. Ci sono tanti modi per avere ordine e pulizia e creare il vostro archivio personale in modo semplice. Seguite i nostri consigli e saprete come organizzare i documenti di vario tipo nel migliore dei modi.

PER QUANTO TEMPO DOBBIAMO CONSERVARE I DOCUMENTI

Se vogliamo essere sicuri che nessun ente possa più volere la dimostrazione di un pagamento, dobbiamo sapere dopo quanto tempo il credito va in prescrizione, cioè quando non dobbiamo più dimostrare il pagamento. I termini che indicano la prescrizione, fissati per legge, variano in funzione del tipo di documento. Termine di prescrizione di 10 anni – I documenti che vanno conservati per i 10 anni successivi alla data di pagamento sono:

le ricevute di pagamento del mutuo della casa
l’estratto conto del nostro conto corrente.

Termine di prescrizione di 5 anni – La maggior parte delle ricevute di pagamento hanno un tempo d prescrizione di 5 anni a partire dalla data di scadenza, pagamento o di dichiarazione:

le bollette del consumo di utenze, quali luce, gas, acqua e telefono per 5 anni dalla di scadenza
le ricevute del pagamento dell’abbonamento della tv
le ricevute del pagamento dell’Ici (o Imu): per 5 anni a partire dall’anno dopo quello del pagamento
le spese condominiali per 5 anni dalla data di scadenza
la ricevuta di pagamento della tassa dei rifiuti: fino alla fine del quarto anno dopo quello della denuncia, in pratica per 5 anni
le ricevute di pagamento del canone di affitto (bonifico o ricevuta del padrone di casa): per 5 anni dalla data del canone di affitto
le polizze vita, di morte o invalidità permanente e il premio RC auto (solo per detrarre il contributo SSN) per 5 anni
il pagamento delle multe stradali: per 5 anni dalla data di scadenza
le dichiarazione dei redditi e le ricevute dei versamenti Irpef per 5 anni dopo l’anno successivo a quello di dichiarazione.

COME ORGANIZZARE I DOCUMENTI MEDICI

I vari referti si accumulano inesorabilmente, anche in assenza di particolari patologie. Come ordinare e organizzare i documenti medici allora? Il problema è reale e si presenta ogni volta che dobbiamo cercare un vecchio referto da portare in visita con noi, ma immancabilmente non lo troviamo più. Eppure sapere come ordinare ed organizzare i documenti medici non è poi così difficile.

Richieste di visite mediche e ricette – Raccogliete in una cartellina tutte le richieste di visite mediche, le ricette e le prescrizioni che ancora non avete utilizzato. Con le apposite graffette ferma carta separate le tre categorie e segnate sulla vostra agenda o sul calendario le date utili per fare le prenotazioni telefoniche e per recarvi in farmacia. All’esterno della cartellina applicate un’etichetta con su scritto il contenuto, ossia “Richieste” “Ricette” “Prescrizioni”.
Referti – A questa categoria appartengono tutti i documenti che vi consegna il medico a seguito di una visita o il risultato delle analisi del sangue, delle radiografie e di altri tipi di esami. In questo caso è bene raccogliere e ordinare i vari fogli in una cartella rigida, separata per ogni componente della famiglia. Questa cartella potrebbe seguirvi quando dovete effettuare una nuova visita, quindi è bene che sia personale. Per evitare confusioni sceglietela di colori diversi ed applicate su ognuna di esse un’etichetta con su scritto “Referti” e il nome della persona a cui appartengono. Organizzate l’interno di ogni cartella rigida con delle cartelline di carta leggera dedicate per ogni tipologia di referto (visite ginecologiche, oculista, dentista, analisi del sangue, dermatologo, pediatra ecc). Inserite i documenti per ordine di data, dal più antico al più recente.
Spese mediche – Forse non tutti lo sanno, ma molte spese mediche sono detraibili dalle tasse e si possono allegare alla dichiarazione dei redditi. Preparate una cartella con tutti gli scontrini della farmacia, le fatture delle visite mediche e delle varie prestazioni sanitarie, anche quelle ospedaliere. Applicate l’etichetta con la scritta “Spese mediche” e consegnatela al vostro commercialista quando arriva il momento di compilare la dichiarazione dei redditi.

COME ORGANIZZARE LE SCADENZE DOMESTICHE

Bollettini e pagamenti vari costellano la nostra vita familiare e ci costringono a tenere una contabilità domestica per avere tutto sotto controllo. Siamo abituati a tenere a mente tutti i pagamenti e le scadenze in genere, convinti delle nostre innate capacità gestionali. Tuttavia è spesso molto frequente che, presi dalla frenesia della vita moderna, dimentichiamo anche solo una delle scadenze da onorare. Questa evenienza può risultare veramente spiacevole, soprattutto se legata poi al pagamento di costose multe. E’ necessario quindi ricorrere a qualche strumento che ci aiuti a non dimenticare nulla. Come organizzare le scadenze domestiche per avere tutto sotto controllo? Smartphone, la classica agenda e la sempre utile lavagna vi aiuteranno.

COME ORGANIZZARE LA CORRISPONDENZA

Anche le piccole cose a cui non facciamo troppo caso a volte possono rivelarsi difficili da organizzare. È il caso dellacorrispondenza che, quando non viene organizzata in modo corretto, può accumularsi rischiando anche di farci leggere lettere urgenti con troppo ritardo. Per evitarlo, noi vi consigliamo di seguire questi sei brevi accorgimenti…

Ora sapete come organizzare i documenti, se i nostri suggerimenti vi sono piaciuti, continuate a seguirci su www.soluzionidicasa.com e sulla nostra pagina Facebook per scoprirne tanti altri.